Aprende a crear facturas, emitir recibos y abonos de forma sencilla, práctica e intuitiva. Aumenta la eficiencia en la gestión de tu cuenta corriente, desde un único sistema, y consulta todos los datos en tiempo real.
Mira cómo hacerlo en este artículo:
Una vez finalizada la configuración de la API InvoiceXpress dentro de CASAFARI CRM, puedes empezar a utilizar el módulo de Facturas.
En el CRM, accede al módulo de Facturación.
Crear Factura
Pincha en el botón verde para crear una nueva factura.
En los detalles, define la fecha de vencimiento del pago. Por defecto, la fecha de vencimiento de pago que aparece es 15 días después de la fecha de emisión de la factura.
Haz clic en el botón "Buscar" para que se rellenen automáticamente los datos del cliente. Si lo deseas, también puedes introducir manualmente los datos en los campos que aparecen a continuación.
El campo "Lead/Negocio" se rellena con el negocio abierto del cliente. Puedes seleccionar qué cliente potencial debe tenerse en cuenta en la factura. Haz clic en el campo resaltado y selecciona la empresa.
Si vinculas la factura a un negocio, en el detalle del lead, tendrás disponible una opción para consultar todas las facturas relacionadas. Esta opción se encuentra dentro de las "Acciones" de todos los negocios marcados como cerrados:
Cada factura puede tener una o varias líneas: esto significa que en la misma factura, puedes indicar/facturar uno o varios servicios prestados. Para añadir más de una línea, haz clic en la opción "Añadir línea".
La columna Artículo indica el servicio que deseas facturar. Aquí sólo tienes que escribir el nombre del servicio para poder añadirlo a la factura, si no existe.
Sólo tienes que escribir el nombre del servicio/artículo una vez - en futuras facturas, este artículo ya estará creado y disponible para su uso en cualquier momento
Indica la cantidad a facturar de cada artículo, el valor y el tipo de IVA. Por defecto, el sistema establece el tipo del 23%, pero puede modificarlo haciendo clic en el campo resaltado más abajo:
Existe la posibilidad de que el tipo de IVA sea del 0%. Si eliges esta opción, debes indicar en el campo "Motivo de la exención del IVA", la razón por la que este impuesto no se incluirá en la factura:
Este campo sólo es necesario rellenarlo si hay algún artículo en el que el tipo de IVA sea 0%.
Por último, añade los comentarios pertinentes sobre la factura en la descripción (puedes hacerlo por línea/artículo) y a nivel general de la factura, en el campo "Observaciones".
Nota: No es posible poner el logo en las facturas desde CASAFARI CRM. Esta información debe introducirse directamente en el back office de InvoiceXpress.
Pulsa el botón naranja para crear la factura.
El sistema mostrará un mensaje pidiendo confirmación para crear la factura: haz clic en "Sí" para continuar.
Inicialmente, las facturas se crean siempre en modo "Borrador". Esto significa que mientras la factura esté en este estado, aún es posible editarla o eliminarla.
Si descarga la factura en PDF y todavía está en modo Borrador, esta información es visible en el archivo, como se muestra a continuación:
Para finalizar la factura debes hacer clic en la opción "Finalizar":
Desde el momento en que se pulsa esta opción, no se puede eliminar ni modificar la factura, ni en CRM ni en InvoiceXpress. Sólo se cerrará después de emitir un recibo si se ha realizado el pago, o emitiendo una nota de crédito.
A continuación, puedes ver que sólo una de estas dos opciones estará disponible:
Existe la posibilidad de clonar la factura. Se trata de una funcionalidad que facilita, por ejemplo, la facturación de un porcentaje de un artículo/servicio en un momento y del importe restante en otro.
Emisión de recibos
Tras recibir el pago del importe de la factura, debes emitir un recibo y enviárselo al cliente.
En la columna Recibo, haz clic en Crear y confirma tras recibir el mensaje del sistema.
Cuando el CRM genere el recibo, el documento se asociará automáticamente a la factura. Esta información se puede ver fácilmente en la lista:
En la columna Importe, el sistema pondrá un check sobre el importe recibido:
Emisión de Notas de Crédito
Para anular el importe de la factura sin haber recibido el pago de la misma, debes emitir una nota de crédito y enviarla al cliente.
En la columna de nota de crédito, haz clic en Crear y confirma tras recibir el mensaje del sistema.
Cuando el CRM genere el recibo, el documento se asociará automáticamente a la factura. Esta información puede verse fácilmente en la lista:
Después de cerrar esta factura, puede descargar la factura original y/o la nota de crédito:
Envío de facturas, recibos y notas de crédito por correo electrónico
Es posible enviar todos los documentos al cliente directamente, a través del CRM. Para ello, haz clic en la opción destacada a continuación y elige una de las opciones:
El texto que debe ser enviado por defecto en el email que acompaña el envío de estos documentos es configurado en el CRM.
Accede a Configuración - Automatismos Textos - Facturación. Aquí debe configurar el contenido del correo electrónico para el envío de Facturas, Recibos y Notas de Crédito.
Sin embargo, puedes personalizar el contenido para cada caso. Dentro del Listado de Facturas, al hacer clic en la opción que permite enviar las facturas y recibos por correo electrónico, el sistema le permitirá cambiar el contenido que estaba configurado por defecto:
Exportación de Datos
Las empresas con número fiscal en España no tienen esta obligación. Sin embargo, para ambos países, CRM permite exportar todos los documentos necesarios (facturas, recibos y notas de crédito). Esta opción se encuentra en la lista de dichos documentos:
Filtros
El módulo de Facturación dispone de varios filtros para que pueda acceder rápidamente a la información.
Haga clic en la opción "Abrir filtro" para ver la información por:
Fecha de creación de los documentos;
Documentos pagados y no pagados;
Facturas en borrador;
Lead/Negocio;
Nº de contribuyente
Cliente;
El valor que se muestra en el campo resaltado a continuación no es fijo y varía en función de los filtros aplicados:
Esta funcionalidad está disponible en el Plan Premium.
Para obtener más información, póngase en contacto con nosotros en el Chat o envíe un correo electrónico a help@casafaricrm.com