Saiba como criar faturas, emitir recibos e notas de crédito de forma simples, prática e intuitiva. Aumente a eficiência na gestão da sua conta corrente, a partir de um único sistema, e consulte todos os dados em tempo real.
Veja como fazer, neste artigo:
Após terminar a configuração da API do InvoiceXpress dentro do CASAFARI CRM, pode começar a utilizar o módulo de Faturação.
No CRM, aceda ao módulo de Faturação.
Criar Faturas
Clique no botão verde para criar uma nova fatura.
Nos detalhes, defina a data limite para pagamento. Por defeito, a data limite de pagamento que aparece é de 15 dias após a data da emissão da fatura.
Clique no botão "Procurar" para que os dados do cliente sejam automaticamente preenchidos. Poderá também inserir os dados nos campos abaixo manualmente, se desejar.
O campo de “Lead/Negócio” é populado com os negócios em aberto do cliente. Pode selecionar qual a lead que deve ser considerada na fatura. Clique no campo destacado abaixo e escolha o negócio.
Se vincular a fatura a um negócio, no detalhe da lead, terá uma opção disponível para consultar todas as faturas relacionadas. Esta opção encontra-se dentro das “Ações” de todos os negócios marcados como fechados:
Cada fatura pode ter uma ou mais linhas: isto significa que numa mesma fatura, pode indicar/cobrar um ou mais serviços prestados. Para adicionar mais do que uma linha, clique na opção “Adicionar linha”.
A coluna Artigo indique o serviço que pretende faturar. Aqui, basta escrever o nome do serviço para que possa adicioná-lo na fatura, caso não exista.
Precisa escrever o nome do serviço/artigo apenas uma vez - em futuras emissões de faturas, esse artigo já ficará criado e disponível para usar em qualquer momento
Indique a quantidade que deverá ser faturada de cada artigo, o valor e a taxa de IVA. Por defeito, o sistema coloca a taxa de 23%, mas poderá alterar, clicando no campo destacado abaixo:
Há possibilidade de a taxa de IVA ser 0%. Se selecionar esta opção, deve indicar no campo “Razão de Isenção de IVA”, o motivo pelo qual não será incluído este imposto na fatura:
Este campo precisa de ser preenchido apenas se existir algum artigo em que a taxa de IVA tenha o valor 0%.
Por último, adicione comentários relevantes na fatura na descrição (pode fazê-lo por cada linha/artigo) e ao nível geral da fatura, no campo de "Observações".
Nota: Não é possível colocar o logótipo nas faturas a partir do CASAFARI CRM. Esta informação deverá ser inserida diretamente no backoffice do InvoiceXpress.
Clique no botão laranja para criar a fatura.
O sistema irá apresentar uma mensagem a pedir confirmação para criar a fatura: clique na opção “Sim” para avançar.
As faturas são inicialmente criadas sempre em modo “Rascunho”. Isto significa que enquanto a fatura estiver neste estado, ainda é possível editá-la ou apagá-la.
Se descarregar a fatura para PDF e ela ainda estiver em modo Rascunho, essa informação é visível no ficheiro, conforme imagem abaixo:
Para finalizar a fatura deverá clicar na opção “Finalizar”:
A partir do momento em que clica nesta opção, não é possível eliminar ou alterar a fatura, nem no CRM ou no InvoiceXpress. Ela ficará fechada apenas após a emissão de um recibo caso o pagamento seja feito, ou através da emissão de uma nota de crédito.
Abaixo, poderá ver que apenas uma destas duas opções ficarão disponíveis:
Existe possibilidade de clonar a fatura. Esta é uma funcionalidade que facilita, por exemplo, se faturar uma percentagem de um artigo/serviço, num momento, e o restante valor noutro.
Emissão de Recibos
Após receber o pagamento do valor da fatura, deverá emitir um recibo e enviá-lo ao cliente.
Na coluna Recibo, clique em Criar e confirme após receber a mensagem do sistema.
Quando o CRM gerar o recibo, o documento ficará automaticamente associado à fatura. Esta informação poderá ser facilmente vista na lista:
Na coluna Valor, o sistema colocará um visto no valor recebido:
Após o fecho desta fatura, poderá descarregar a fatura original e/ou o recibo:
Emissão de Notas de Crédito
Para anular o valor da fatura sem ter recebido o pagamento da mesma, deverá emitir uma nota de crédito e enviá-la ao cliente.
Na coluna nota de crédito, clique em Criar e confirme após receber a mensagem do sistema.
Quando o CRM gerar o recibo, o documento ficará automaticamente associado à fatura. Esta informação poderá ser facilmente vista na lista:
Após o fecho desta fatura, poderá descarregar a fatura original e/ou a nota de crédito:
Envio de Faturas, Recibos e Notas de Crédito por email
É possível enviar todos os documentos ao cliente diretamente, através do CRM. Para isso, clique na opção abaixo destacada e escolha uma das opções:
O texto que deverá ser enviado, por defeito, no email a acompanhar o envio destes documentos, é configurado no CRM.
Aceda a Configuração - Textos Automatismos - Faturação. Aqui deve configurar o conteúdo do email para o envio de Faturas, Recibos e Notas de Crédito.
Contudo, pode personalizar o conteúdo para cada caso. Dentro da Lista de Faturas, ao clicar na opção que lhe permite enviar as faturas e recibos por email, o sistema permitirá alterar o conteúdo que foi configurado por defeito:
SAFT e Exportação de Dados
O SAFT é um ficheiro XML gerado que contém todas as obrigações fiscais da empresa e tem de ser comunicado mensalmente às Finanças (através do Portal das Finanças). Esta opção aparece no módulo de Faturação para todas as agências com NIF em Portugal.
Para gerar este ficheiro, clique no botão “SAFT”:
Depois, terá de escolher o mês e o ano sobre o qual deverá ser gerado o ficheiro e clicar em “Transferir”:
As empresas com número fiscal em Espanha não têm essa obrigatoriedade. Contudo, para ambos países, o CRM permite exportar todos os documentos necessários (faturas, recibos e notas de crédito). Esta opção encontra-se na lista desses documentos:
Filtros
O módulo de Faturação dispõe de vários filtros para que possa aceder rapidamente à informação.
Clique na opção “Abrir Filtro” para conseguir ver a informação por:
Data de criação dos documentos;
Documentos pagos e não pagos;
Faturas em Rascunho;
Lead/Negócio;
Nº Contribuinte;
Cliente;
O valor que é mostrado no campo abaixo destacado não é fixo e varia de acordo com os filtros aplicados:
Esta funcionalidade encontra-se disponível no Plano Premium.
Para mais informação, contacte-nos pelo Chat ou envie email para help@casafaricrm.com